Cobrar clientes inadimplentes é uma tarefa delicada, mas inevitável para qualquer negócio. No entanto, com a crescente popularidade dos aplicativos de conversa, ficou mais fácil enviar uma mensagem para cobrar cliente pelo WhatsApp de forma rápida e prática. O segredo para obter bons resultados está na forma como essa cobrança é feita, evitando desentendimentos e preservando a boa relação com o consumidor.
Pensando nisso, neste artigo, vamos apresentar 35 ideias de mensagens de cobrança para enviar pelo WhatsApp, que são educadas, claras e eficazes. Além disso, você vai entender os principais cuidados a serem tomados durante esse processo, como o momento ideal para enviar a cobrança e a importância de automatizar essas mensagens, garantindo um fluxo de comunicação mais eficiente. Vamos lá conferir alguns modelos de mensagem para cobrar cliente?
O que é uma mensagem para cobrar cliente?
Uma mensagem de cobrança é um contato formal enviado por empresas ou prestadores de serviços com o objetivo de lembrar o cliente sobre um pagamento pendente. Por essa razão, esse tipo de comunicação precisa ser direta, porém educada, para que o cliente se sinta respeitado e compreenda a importância de quitar o valor devido sem se sentir pressionado de forma negativa.
No caso do WhatsApp, uma mensagem pronta para cobrar cliente pode ser personalizada para manter a proximidade, mas ainda assim deve manter um tom profissional. A vantagem dessa plataforma é a agilidade no envio e no recebimento de respostas, facilitando o diálogo e acelerando a resolução da pendência.
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Por que é importante saber cobrar os clientes da maneira correta?
Como falamos, saber como cobrar de forma educada é essencial para manter uma boa relação com o cliente, mesmo em situações de inadimplência. Isso porque cobranças agressivas ou impessoais podem prejudicar o relacionamento e afastar futuros negócios.
Ou seja, quando você usa uma mensagem para cobrar cliente pelo WhatsApp de maneira gentil e personalizada, a chance de sucesso na negociação e de fidelização do cliente aumenta.
Além disso, um bom atendimento ao cliente nas etapas de cobrança demonstra profissionalismo e respeito: táticas de comunicação cuidadosas ajudam a evitar mal-entendidos, criando um ambiente propício para resolver a pendência financeira de maneira amigável e eficiente.
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Passo a passo para uma negociação de dívidas eficiente
Uma negociação eficaz requer um planejamento estratégico. Isto é, antes de enviar qualquer mensagem para cobrar cliente, é importante seguir alguns passos para garantir que a abordagem seja feita da maneira certa:
Não use a palavra “dívida”
É importante evitar palavras que soem acusatórias ou constrangedoras, como “dívida”. Essa escolha de linguagem pode fazer com que o cliente se sinta desconfortável, dificultando ainda mais a negociação.
Por isso, substitua por expressões como “pagamento pendente” ou “valor em aberto”, mantendo o tom cordial e profissional.
Essa abordagem mais leve pode aumentar a receptividade do cliente e abrir caminho para uma negociação mais tranquila. Lembre-se: quando você demonstra empatia e suaviza o tom, o cliente se sente mais confortável para dialogar e resolver a pendência sem se sentir pressionado ou coagido.
Entenda a motivação do atraso
Antes de enviar qualquer mensagem de cobrança pelo WhatsApp, tente entender a razão do atraso. Muitas vezes, o cliente enfrenta dificuldades financeiras temporárias e uma simples conversa pode revelar a melhor forma de ajudar. Portanto, pergunte se há algo que possa ser feito para facilitar.
Essa atitude demonstra empatia e disposição para encontrar uma solução conjunta, fortalecendo o relacionamento com o cliente. Em vez de apenas insistir no pagamento, abrir espaço para uma renegociação ou ajustar prazos pode ser mais eficiente a longo prazo.
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Tenha uma proposta de negociação em mãos
Quando for enviar uma mensagem para cobrar cliente pelo WhatsApp, é ideal já ter uma proposta de negociação pronta.
Assim, se o cliente não conseguir pagar o valor total, ofereça parcelamentos ou um novo prazo. Essa flexibilidade mostra que você está disposto a colaborar para que a situação seja resolvida.
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Seja profissional e não leve para o lado pessoal
Cobranças podem ser desafiadoras, mas é essencial manter um tom profissional. Por isso, não leve a situação para o lado pessoal e evite julgamentos ou tom agressivo ao conversar com o cliente. A negociação de dívidas deve ser objetiva e educada, buscando sempre o equilíbrio entre a resolução do problema e a manutenção de uma boa relação.
O cliente precisa perceber que o seu foco está na resolução da pendência e que você está ali para ajudar, não para pressionar ou causar desconforto.
Crie um script de cobrança
Desenvolver um script de cobrança para uma mensagem para cobrar cliente pode otimizar o processo, garantindo que todas as comunicações sigam um padrão de qualidade. Afinal, um bom script inclui saudações educadas, lembretes sobre o valor em aberto e propostas claras para resolver a situação.
Essa prática também facilita o trabalho da equipe responsável pela cobrança, garantindo que todos os clientes recebam a mesma atenção e o mesmo nível de respeito, independentemente do valor ou do tempo de atraso.
Faça um acompanhamento periódico (follow-up)
Não basta enviar a mensagem para cobrar cliente e esperar que o cliente resolva tudo sozinho. Um bom acompanhamento — conhecido como follow-up — é essencial para manter o contato ativo e demonstrar interesse genuíno em ajudar o cliente a quitar o valor em aberto. Muitas vezes, o cliente visualiza a mensagem, mas por rotina, esquecimento ou insegurança, acaba não respondendo de imediato.
Com um follow-up bem planejado, a empresa mostra profissionalismo e comprometimento com a resolução amigável da pendência, preservando o relacionamento com o cliente e reforçando que a marca está disponível e aberta ao diálogo. O segredo está em manter a frequência com cordialidade, sem parecer insistente ou invasivo.
Use dados para personalizar a abordagem
Conhecer o histórico de cada cliente é um diferencial poderoso na hora de negociar. Assim, ao utilizar dados como tempo de relacionamento, frequência de compras, atrasos anteriores e comportamento de pagamento, o empresário pode personalizar a comunicação de forma muito mais estratégica. Em vez de uma mensagem genérica, a abordagem se torna direcionada e relevante, aumentando as chances de resposta positiva.
Essa personalização transmite ao cliente a sensação de que ele não é apenas mais um número — e sim alguém com quem a empresa se importa. Além disso, entender o perfil de cada consumidor ajuda a oferecer soluções mais adequadas, como prazos mais flexíveis ou propostas diferenciadas, alinhadas com a realidade de cada caso.
35 ideias de mensagem para cobrar cliente pelo WhatsApp de maneira educada
Veja a seguir alguns modelos de mensagem para cobrar cliente para diferentes momentos da negociação. Adapte de acordo com as especificações do seu negócio e de cada cliente cobrado:
Mensagens de lembrete inicial (primeira abordagem)
- “Olá, [nome], tudo bem? Lembrando que o pagamento referente à compra de [data] está em aberto. Qualquer dúvida ou necessidade de ajuste, estamos à disposição!”
- “Oi, [nome]! Como vai? Percebemos que o pagamento de [valor] ainda não foi realizado. Caso precise de ajuda ou de mais informações, conte com a gente!”
- “Olá, [nome]! Passando para relembrar que o vencimento do seu pagamento foi em [data]. Estamos prontos para ajudar a resolver qualquer questão.”
- “Oi, [nome]! Só um lembrete gentil: o pagamento de [produto] ainda está pendente. Se precisar de mais tempo ou opções de pagamento, fale conosco!”
- “Olá, [nome]! Esperamos que esteja bem. Só lembrando que o pagamento de [valor] venceu em [data]. Estamos por aqui caso precise de ajuda.”
- “Oi, [nome]! Sabemos que a rotina é corrida. Só passando para lembrar que há um pagamento pendente. Se precisar de ajuda, conte com a gente!”
Mensagens com oferta de ajuda e renegociação
- “Oi, [nome]! Notamos que o pagamento referente à sua compra está pendente. Se houver alguma dificuldade, estamos disponíveis para negociar uma nova forma de pagamento.”
- “Olá, [nome]! Caso tenha esquecido, seu pagamento de [valor] venceu em [data]. Precisando de uma solução mais flexível, estamos aqui para negociar.”
- “Oi, [nome]! Tudo bem? Queremos ajudá-lo a resolver o pagamento de [valor]. Podemos discutir opções de parcelamento ou novas datas de vencimento?”
- “Olá, [nome]! Sabemos que imprevistos acontecem. Podemos conversar sobre como ajustar o pagamento de forma que fique mais confortável para você?”
- “Oi, [nome]! Caso esteja enfrentando dificuldades para efetuar o pagamento, estamos aqui para ajudar a encontrar uma solução que caiba no seu orçamento.”
- “Bom dia, [nome]! Passando para lembrar que o pagamento está pendente. Precisando renegociar ou parcelar, estamos prontos para discutir as melhores opções.”
- “Oi, [nome]! Sabemos que o pagamento está em aberto. Podemos encontrar uma alternativa que se ajuste melhor ao seu momento atual?”
Mensagens intermediárias (segunda abordagem, após falta de retorno)
- “Olá, [nome]. Percebemos que o pagamento referente à sua compra ainda não foi realizado. Podemos te ajudar com alternativas de pagamento ou novos prazos?”
- “Oi, [nome]! Só relembrando o pagamento em aberto referente a [valor]. Podemos conversar sobre formas de resolver isso?”
- “Olá, [nome]. Seu pagamento de [valor] está pendente desde [data]. Podemos te ajudar a parcelar ou ajustar o vencimento?”
- “Oi, [nome]! Sabemos que a rotina pode ser corrida. Caso precise de ajuda para ajustar o pagamento pendente, estamos por aqui.”
- “Olá, [nome]. Estamos tentando contato para resolver o pagamento pendente de [valor]. Precisando de alternativas, estamos à disposição.”
Mensagens mais diretas e urgentes (quando o prazo já está longo)
- “Oi, [nome]. Estamos entrando em contato novamente sobre o pagamento pendente de [valor]. Precisamos resolver o quanto antes. Podemos conversar?”
- “Olá, [nome]. Seu pagamento está em aberto desde [data]. Precisamos resolver isso o quanto antes. Podemos agendar uma conversa para encontrar a melhor solução?”
- “Oi, [nome]. Estamos em contato para lembrar que o pagamento de [valor] ainda não foi efetuado. Precisamos regularizar essa situação. Podemos te ajudar de alguma forma?”
- “Olá, [nome]. Sabemos que o pagamento está pendente desde [data]. Precisamos resolver isso. Podemos discutir uma solução que caiba no seu orçamento?”
- “Oi, [nome]. Passando novamente para lembrar que o pagamento de [valor] está em aberto. Podemos agendar uma conversa para resolver da melhor forma?”
- “Olá, [nome]. Seu pagamento referente a [produto/serviço] está pendente há alguns dias. Precisamos regularizar. Caso precise de ajuda, estamos por aqui.”
- “Oi, [nome]. O pagamento de [valor] está pendente desde [data]. Podemos negociar uma forma de regularizar o quanto antes?”
Mensagens com foco em negociação mais específica ou alternativa
- “Oi, [nome]. Seu pagamento de [valor] ainda está pendente. Podemos discutir opções de parcelamento ou até uma data de vencimento mais adequada para você?”
- “Olá, [nome]. Sabemos que a situação pode estar apertada. Podemos oferecer alternativas de pagamento ou novos prazos. Vamos conversar?”
- “Oi, [nome]. O pagamento está pendente desde [data]. Estamos dispostos a negociar um novo prazo ou condições que se encaixem no seu momento atual.”
- “Bom dia, [nome]! Notamos que o pagamento de [valor] ainda não foi efetuado. Se precisar de novas condições ou alternativas de pagamento, fale com a gente!”
Mensagens de encerramento, antes de uma possível ação mais formal
- “Oi, [nome]. Estamos tentando contato para resolver o pagamento de [valor]. Queremos evitar medidas mais formais. Podemos resolver isso juntos?”
- “Olá, [nome]. O pagamento pendente já está há algum tempo sem solução. Podemos evitar complicações futuras. Entre em contato para conversarmos sobre o melhor caminho.”
- “Oi, [nome]. O pagamento de [valor] ainda está pendente. Queremos resolver isso da melhor forma possível para evitar maiores transtornos.”
- “Olá, [nome]. Precisamos regularizar o pagamento de [valor]. Estamos aqui para evitar complicações e resolver de forma amigável.”
- “Oi, [nome]. O pagamento de [valor] está pendente há algum tempo. Precisamos encontrar uma solução para evitar maiores problemas.”
- “Olá, [nome]. Ainda há uma pendência em aberto. Podemos conversar e resolver isso de forma amigável e prática.”
Qual o melhor momento para enviar uma mensagem para cobrar cliente?
Para clientes de risco, o ideal é começar a comunicação alguns dias antes do vencimento, lembrando o cliente sobre o prazo para pagamento. Após o vencimento, o primeiro contato deve ser feito de maneira educada e amistosa, preferencialmente em horário comercial, para garantir que o cliente tenha tempo de reagir e resolver a situação com tranquilidade.
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Como lidar com a rejeição do primeiro contato?
Nem sempre o primeiro contato será respondido de forma positiva. Nesse caso, é importante manter a calma e continuar a comunicação de forma respeitosa.
Um follow-up pode ser feito após alguns dias, reforçando a disponibilidade para renegociar ou oferecer novas condições de pagamento. Lembre-se: evite pressionar o cliente de forma desnecessária!
Por que automatizar as mensagens de cobrança é mais eficiente para a sua empresa?
Automatizar as mensagens de cobrança permite que você envie lembretes de forma rápida e eficiente, sem depender de um operador para cada envio. Dessa forma, com a solução de SMS automatizado do Meu Crediário, por exemplo, sua empresa pode programar o envio de cobranças e acompanhar o retorno de cada cliente, facilitando a recuperação de valores pendentes de forma mais ágil.
Com a ferramenta de cobrança automática do Meu Crediário, você otimiza suas cobranças e garante que nenhum cliente fique sem resposta. Além disso, a automação via SMS permite que você acompanhe cada etapa do processo de recuperação de crédito, garantindo eficiência e agilidade.
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