Educação financeira para lojistas: como separar o dinheiro da loja das finanças pessoais?

Já falei aqui no blog sobre como é importante controlar o fluxo de caixa da sua loja, principalmente se você vende no crediário próprio.

É preciso não apenas controlar de perto as entradas e saídas, como também contar com uma reserva financeira para cobrir eventuais rombos causados pela inadimplência.   

Só que, muitas vezes, o pior inimigo do caixa de uma loja não são os clientes inadimplentes. É o próprio lojista!

Por falta de educação financeira, muitos empresários acabam perdendo o controle do seu negócio ao cometer um erro básico: misturar as finanças pessoais com as contas da empresa.

E quanto menor o tamanho da loja, mais fácil é para o lojista se perder nessa questão.

As grandes redes costumam ter uma gestão financeira mais estruturada e contam com gerentes e diretores financeiros para controlar cada aspecto do fluxo de caixa. Ou seja: são 100% profissionais ao lidar com os recursos da empresa.

O mesmo não acontece com a maioria dos lojistas de menor porte. Nesse tipo de negócio é comum o proprietário acumular várias funções administrativas, da negociação com fornecedores ao fechamento diário do caixa. Muitas vezes, inclusive, o gerente da loja é o próprio dono!

E já que ele administra o negócio praticamente sozinho, não vê mal nenhum em pagar uma conta de casa com o dinheiro da empresa ou então fazer retiradas de lucro constantes para cobrir despesas pessoais.

Não importa se a intenção é mais tarde repor o valor retirado do caixa ou “deixar por isso mesmo”. Ao fazer esse tipo de manobra com frequência, vai chegar um momento em que o lojista acabará se perdendo no meio de tantas manobras e prejudicando os resultados do negócio.   

Já vi muitas lojas fecharem as portas por causa da falta de educação financeira dos seus proprietários. E aposto que você também.

Portanto, se isso está acontecendo no seu negócio, chegou a hora de dar um basta nesse amadorismo!  

Neste artigo, vou dar algumas dicas para que você nunca mais tenha que recorrer ao caixa da loja para resolver problemas financeiros pessoais. Confira:  

Estipule um valor de salário mensal

Muito dono de loja, principalmente no início do negócio, comete o erro de não prever um salário fixo para si. É o que chamamos de pró-labore.

O pró-labore é o pagamento mensal feito ao sócio de uma empresa que realiza atividades administrativas. Não é a mesma coisa que distribuição de lucros e também não é exatamente um salário, já que todos os benefícios trabalhistas (13o salário, férias, FGTS etc.) são opcionais neste caso.

Mesmo que o seu negócio não tenha nenhum outro sócio, estipular um pró-labore para você mesmo é a melhor forma de evitar problemas na gestão do caixa.

Afinal, você precisa ter um rendimento mensal e sua loja precisa de segurança financeira.

Para calcular o valor do seu pró-labore faça uma média considerando dois fatores:

  1. O valor que você precisa para se manter
  2. O valor pago pelo mercado para quem exerce as mesmas funções

Ao fazer este cálculo, é importante lembrar que sobre o pró-labore incidem impostos específicos, dependendo do regime tributário da sua empresa. Além disso, também é preciso reter Imposto de Renda na fonte com base na tabela progressiva, cuja alíquota máxima é de 27,5%.

Portanto, o melhor a fazer é conversar com o seu contador antes de definir um valor para o seu pró-labore.

Organize o controle do caixa

Para manter as finanças da loja em ordem é essencial fazer o fechamento de caixa diariamente ao final do expediente, registrando todas as entradas e saídas do dia.

No dia a dia de um pequeno lojista, não é raro que as contas de condomínio, almoços e viagens particulares se misturem com boletos de fornecedores e salários dos funcionários.

O problema é que isso nunca acaba bem. A medida em que as contas forem se acumulando, a confusão só tende a aumentar. Por isso, evite a todo custo pagar suas contas pessoais diretamente pelo caixa da loja.

Se isso for realmente necessário, recomendo que você registre a saída no mesmo dia como um vale, que será descontado do seu pró-labore.

Outra medida importante para separar o dinheiro da loja das finanças pessoais é fazer o controle do caixa em um ambiente diferente do que você usa para organizar suas próprias despesas.

Trabalhe com duas planilhas separadas ou, se você usa um software de controle financeiro, crie um perfil para a loja e outro para as suas próprias finanças.

Assim você consegue perceber com mais clareza qual o lucro real do seu negócio por mês e quanto você gasta com despesas pessoais.

Muitos lojistas acabam nem percebendo, mas utilizam todo o faturamento da empresa para contas pessoais e quando chega no momento de pagar fornecedores, despesas da loja ou fazer novos investimentos o caixa está zerado.

Mantenha duas contas separadas

Um dos principais erros do pequeno lojista é usar uma única conta bancária para movimentar seu próprio dinheiro juntamente com o da loja.

Legalmente, não há nada que impeça você de fazer isso. Você pode controlar todo o fluxo financeiro do negócio dentro de uma conta de pessoa física, mas essa realmente não é a melhor forma de fazer isso.  

Ao manter contas correntes separadas, uma para você e outra para a sua empresa, é possível controlar melhor os lançamentos nos extratos, os pagamentos recebidos e os gastos realizados.

Portanto, converse com o gerente do seu banco e veja a possibilidade de abrir uma conta empresarial. Além de organizar melhor suas finanças, você terá acesso a alguns produtos que os bancos disponibilizam apenas para empresas, como linhas de crédito e serviços de cobrança.

Mas atenção:

De nada adianta ter contas separadas se você continuar a pagar suas contas pessoais com o cheque ou cartão da empresa. Mantenha a disciplina e evite a todo custo misturar as coisas.

Outra vantagem de ter contas diferentes é de natureza fiscal. Fica muito mais fácil comprovar o seu faturamento, o que torna mais simples fazer a declaração de Imposto de Renda.

Discipline a retirada de lucros

Uma atitude muito importante para o pequeno varejista é não confundir o lucro da empresa com o lucro do empresário.

Ou seja: nem tudo o que a empresa lucrar deve ir para o seu bolso!

Nenhuma loja consegue crescer sem aplicar parte dos lucros para o desenvolvimento do próprio negócio. Isso inclui investimentos em ampliação e expansão, além de reservas de capital de giro e também para o pagamento de eventuais rescisões de funcionários.

Você só deve fazer retirada de lucro quando realmente tem dinheiro sobrando no caixa, depois de já ter reservado uma parcela para investimentos e capital de giro.

O ideal é manter a disciplina e definir uma data no ano para fazer essa retirada, contando sempre com a ajuda do seu contador.

Estabeleça uma reserva mensal

Para poder responder rápido a imprevistos ou mudanças no mercado, é fundamental manter uma reserva financeira para a sua empresa. Procure separar um valor todos os meses e mantenha-o em uma aplicação financeira com boa liquidez (que possa ser resgatada rapidamente).

Se você vende no crediário próprio, além dessa reserva de segurança é recomendável organizar também uma Provisão para Devedores Duvidosos (PDD). Esta reserva tem uma função bem específica: manter seu fluxo de caixa saudável mesmo que alguns clientes atrasem o pagamento das parcelas naquele mês.

Nos suas suas finanças pessoais, esse cuidado também é muito bem-vindo. Afinal, nunca se sabe quando podem surgir despesas inesperadas na sua vida. Se você tiver uma reserva pessoal não será preciso recorrer ao caixa da empresa caso precise cobrir um tratamento médico de emergência, por exemplo.

Use o crediário para aumentar o faturamento

Se você está pensando em aumentar o valor do seu pró-labore, antes de mais nada é preciso aumentar os ganhos da loja. Para que isso aconteça, você precisa estipular metas de faturamento e buscar os meios adequados para alcançá-las.

Por isso, para concluir este artigo sobre educação financeira para lojistas, quero deixar alguns questionamentos para você:

Será que vender somente à vista e no cartão é o suficiente para atingir suas metas de faturamento? Que outras formas de pagamento podem ajudar a melhorar os resultados da sua loja?

Se você não oferece outras alternativas de pagamento para as compras a prazo, procure se informar sobre como o crediário próprio pode fazer sua loja vender mais.

Você vai descobrir que começar a vender no carnê e aumentar a rentabilidade do seu negócio é mais simples do que você imagina.

Um abraço e boas vendas!

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