Como deve ser uma política de cobrança eficiente

É função de toda empresa estabelecer políticas consolidadas de cobrança daqueles clientes que atrasam ou não efetuam pagamentos das prestações combinadas e tornam-se inadimplentes. Essas regras servem para que sejam aumentadas as chances de que um consumidor em débito regularize sua situação – ou pelo menos parte dela – junto à companhia o mais rápido possível. No post de hoje, queremos demonstrar as melhores práticas para realizar esse procedimento, o que deve ser evitado e como a tecnologia pode otimizar todo o processo.

O controle de inadimplência é vital à saúde das organizações. Afinal, quando se vende à prazo, a empresa está colocando em jogo uma parte de seu patrimônio a fim de estabelecer um número maior de vendas por clientes que não possuem acesso facilitado ao crédito e não podem pagar à vista. Essa parcela “emprestada” da empresa deve ser recuperada o quanto antes e quem trabalha para isso é a política de cobrança de uma corporação.

A política de cobrança de uma companhia é o resultado das ações planejadas para o recebimento de uma duplicata na data do vencimento. Esse controle também engloba as medidas a serem tomadas em caso de atraso no pagamento, com regras específicas para cada situação. Nessas recomendações, também fica estipulado o tempo necessário para implantação da política de maneira definitiva em uma empresa.

Contudo, esse documento que fixa recomendações para a recuperação de crédito não é capaz de reduzir diretamente o número de clientes devedores. Uma política de cobrança eficiente é capaz de minimizar perdas que uma organização pode ter com consumidores inadimplentes. Quando se vende um produto ou serviço a prazo, por exemplo, tem-se de uma concessão de crédito com risco calculado.

Nesse sentido, é válido ter alguns cuidados no momento de estabelecer todo o procedimento de cobrança e recuperação. O primeiro deles está relacionado às informações disponíveis de cada cliente, que irão determinar com segurança a cessão ao crediário, por exemplo. Os dados cadastrais, obtidos em órgãos como o Serviço de Proteção ao Crédito (SPC) e o Serasa, são quem classificam corretamente o risco do cliente e devem ser consultados antes de realizar uma venda. Uma empresa que dispõe de um software que conjugue essas informações com os dados internos dos consumidores – ticket médio que o cliente compra, média de parcelas combinadas no crediário, endividamento pré-existente e média de atraso do pagamento do crediário – pode sair na frente no momento de estabelecer uma política de cobrança coerente.

Na sequência, com dados a respeito do histórico de cada cliente, torna-se mais fácil o processo de acompanhamento contínuo de cada pessoa física ou jurídica. O controle de recebimentos – e de atrasos – deve ser uma atividade constante de uma empresa que possui uma política de cobrança bem estabelecida. A situação ideal é aquela em que a organização dispõe de um sistema que gere uma planilha com o montante da dívida, o valor não-vencido, o valor vencido e a identificação do tempo de atraso. Esse documento deve ser preenchido e verificado toda a semana pela equipe financeira.

Depois de detectada a dívida, uma política de cobrança eficiente deve estabelecer que o cliente seja contatado imediatamente (de acordo com seu perfil, por exemplo, se um cliente paga com dez dias de atraso todo mês, não adianta tentar cobrar o atraso após cinco dias) a fim de negociar um plano de liquidação da inadimplência. É fundamental conhecer o motivo de atraso de cada consumidor para, com base nisso, negociar uma nova data para a quitação da dívida. Caso não seja possível para o cliente pagar tudo de uma vez, negocie parcelas com aplicação de juros.

E se mesmo assim não houver recuperação do crédito, aja rapidamente. Um “manual de cobrança” é decisivo nessa etapa. Destacamos alguns procedimentos que podem ser tomados por uma empresa em ordem crescente de execução: SMS, ligação telefônica, envio de carta registrada com Aviso de Recebimento (AR), ações judiciais, corte do fornecimento do serviço, contato com fiador para comunicação de inadimplência, divulgação da situação no mercado onde o inadimplente atua, contato presencial, intervenção com advogados, protesto das dívidas no cartório, execução das garantias ou responsabilização dos fiadores, pedido de falência e execução, por exemplo.

O objetivo da política de cobrança de uma empresa é chegar a um acordo. Portanto, você deve realizar cada uma dessas ações com esse propósito. Restou alguma dúvida sobre o assunto? Compartilhe conosco nos comentários!

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