Como fazer uma carta de cobrança extrajudicial: um modelo para sua loja

Quem é dono de loja sabe a dor de cabeça que é ter que “correr atrás” de clientes que deixaram de pagar em dia as parcelas do crediário. Controlar as datas de vencimento, escrever e enviar carta de cobrança, ligar várias vezes para o devedor…

É impossível dar conta de tudo isso sozinho! 😱

Você acaba gastando em cobrança tempo e dinheiro que seriam melhor aplicados em ações de marketing, negociação com fornecedores ou treinamento de vendas, por exemplo.

Já falamos aqui que o primeiro passo para reduzir os custos com cobrança é investir na análise de crédito e evitar que o cliente fique inadimplente. 😉

Mas sabemos que é impossível vender no crediário com inadimplência zero. Alguns atrasos sempre acabam acontecendo e a cobrança se torna inevitável.

Nesses casos, para não perder dinheiro, você precisa ter uma política de recuperação de crédito bem planejada, que seja capaz de combinar bons resultados com baixo custo operacional.

Uma maneira de fazer isso é padronizar o máximo as ações de cobrança, usando modelos e automações para entrar em contato com o devedor de diversas formas.

Neste artigo vou falar de uma dessas formas, talvez a mais popular de todas: a carta de cobrança extrajudicial.   

O que é uma carta de cobrança extrajudicial?

A carta de cobrança é uma ferramenta tradicional e muito efetiva de entrar em contato com clientes que estão com prestações em aberto.

Seu conteúdo deve ser muito simples e direto. O credor está apenas comunicando ao devedor a existência de uma dívida de sua responsabilidade.

Ela é chamada de “extrajudicial” por se tratar de um contato amigável entre as partes. Uma espécie de aviso do comerciante para o cliente, demonstrando que está ciente do atraso e se colocando à disposição para receber o pagamento.

A carta de cobrança extrajudicial, portanto, é uma das formas de entrar em contato com o devedor e tentar recuperar o crédito antes tomar medidas legais para protestar a dívida.

Em vez de carta, pode ser um e-mail de cobrança?

A cobrança por carta confere uma certa formalidade ao processo de cobrança, além de servir como um registro caso você resolva negativar o devedor nos órgãos de proteção ao crédito.  

Outra vantagem da carta é o seu alto índice de leitura. Uma carta que chega à porta do devedor com seu nome no envelope tem muito mais chances de ser lida do que um e-mail, que pode até ir parar automaticamente na caixa de spam.

Na verdade, o ideal é usar os dois meios.

Por ter custo próximo de zero e também por incentivar uma resposta imediata caso o cliente tenha apenas esquecido do vencimento –, o e-mail pode ser usado em um primeiro contato.

Esse primeiro contato também por ser feito por WhatsApp ou SMS.

A carta, por seu caráter mais formal, pode ser usada nas tentativas subsequentes de recuperação da dívida e nas demais etapas do processo de cobrança, incluindo o comunicado de negativação.

Que cuidados devo tomar ao enviar uma carta de cobrança?

Em primeiro lugar, o texto da sua carta deve ter o tom correto. Sem excessos que possam intimidar o destinatário, mas ainda assim firme e direto.

Lembre-se: melhor do que cobrar uma dívida é recuperar o crédito do cliente.

A ideia é que ele pague o que deve e continue comprando no seu crediário, não é?

Então fique atento. Se a sua carta for muito agressiva, além de perder o cliente de uma vez por todas, você ainda corre o risco de responder na justiça por danos morais.   

O importante é seguir o que determina o Código de Defesa do Consumidor: não expor o devedor ao ridículo, nem submetê-lo a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça na hora da cobrança.

Nesse sentido, além do conteúdo da carta, você também deve tomar cuidado com a apresentação do envelope. Certifique-se de que na parte externa não exista nenhuma indicação de que se trata de um documento de cobrança.

Ninguém mais, além do próprio devedor, pode tomar conhecimento da situação de inadimplência por meio da carta de cobrança da sua loja.

Por esse motivo, evite enviar a cobrança para qualquer endereço que não seja o da residência do cliente.

Muitos lojistas, ansiosos por “pressionar” o devedor, acabam mandando a correspondência para o trabalho da pessoa.

Se você costuma fazer isso, pense duas vezes. Em um ambiente corporativo a carta pode passar diversas vezes pelas mãos de terceiros, aumentando o risco de ser aberta por engano!

Uma última dica:

Procure mandar a carta de cobrança sempre por Sedex ou como correspondência registrada, para que você possa saber quando exatamente ela chegou às mãos do destinatário.

E agora, aqui está um modelo para você fazer a sua própria carta de cobrança extrajudicial:

Modelo de carta de cobrança para lojas

Entender os cuidados que devem ser tomados na hora de escrever uma carta de cobrança não torna menos difícil a tarefa de escrevê-la.

Afinal, seu negócio é vender no crediário e não escrever cartas! 😊

Para facilitar a sua vida, preparei um modelo que você pode baixar e adaptar facilmente.

Basta completar os espaços com as informações necessárias e pronto: você tem uma carta de cobrança segura e eficaz para usar na sua loja!

Clique no link abaixo e faça o download:

Modelo de carta de cobrança extrajudicial

Um abraço e boa vendas!